Personnalisation de PowerPoint

Comme je l’ai laissé entendre, PowerPoint dispose de certaines options permettant de configurer le logiciel, de l’interface jusqu’à la confidentialité en passant par des options de mise en forme et en page des diapositives, tout est donc personnalisable. Tout se passe, comme je vous l’avais dit, dans le menu « Fichier » à gauche, puis dans les « Options » :

Le menu Fichier

Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre s’ouvre à vous : les Options PowerPoint :

La fenêtre des Options de PowerPoint

Dans cette fenêtre, nous voyons un menu à gauche, dont chaque onglet dispose de fonctionnalités que nous allons justement étudier. Voyons donc l’ensemble des onglets !

Général

L’onglet Général est celui sur lequel est ouverte la fenêtre des Options PowerPoint. Étudions-le de plus près. La fenêtre se compose en trois parties :

Options d’interface utilisateur

_La mini-barre d’Outils_Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs mots, une rapide barre d’édition apparaît au survol de la souris, vous donnant un accès rapide aux plus basiques des fonctionnalités de mise en forme. Cette fonctionnalité est repérée par la première ligne, cochée par défaut. Si vous ne l’activez pas, elle n’apparaîtra que dans le menu contextuel (le menu du clic-droit). De même, lorsque vous survolez une liste de choix d’options de mise en forme, le texte se modifie en même temps pour vous donner un aperçu en temps réel. C’est la deuxième fonctionnalité, cochée elle-aussi par défaut. Ces deux premières options concernent donc l’interaction du logiciel avec l’utilisateur.

Le jeu des couleurs : il s’agit ici du thème de PowerPoint. Un peu comme Windows, le logiciel dispose de 3 thèmes de couleurs différentes : Thème Bleu Thème Gris clair Thème Noir

• Bleu ;
• Gris clair - activé par défaut ;
• Noir.

C’est un moyen très simple de personnaliser l’intégralité de l’interface de PowerPoint, au niveau de la couleur de fond.

Lorsque vous passez votre curseur sur une fonctionnalité dans le ruban une info-bulle s’affiche - même si ce n’est pas le seul endroit, donnant quelques détails sur la fonctionnalité en question. Vous pouvez désactivez cette info-bulle en sélectionnant « Ne plus afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info-bulles ». Vous pouvez aussi désactiver toutes les info-bulles de l’interface du logiciel en sélectionnant l’option correspondante.

Personnaliser votre copie de Microsoft Office

Il s’agit là de votre nom d’utilisateur et de vos initiales pour la signature de vos documents. Dans mon cas, il s’agit donc du nom d’utilisateur Blaise, ayant pour initiale B.

Lorsque vous créez ou éditez un diaporama et que vous l’enregistrez, votre nom est automatiquement sauvegardé dans les paramètres du diaporama. Vous pouvez bien évidemment le modifier lors de l’enregistrement, mais il est plus rapide de le modifier à partir de cette fenêtre puisque ce nom d’utilisateur s’applique alors à tous les enregistrements depuis cet ordinateur.

En ce qui concerne l’affichage de l’auteur d’un diaporama, il vous suffit alors de passer votre souris sur le diaporama, pour qu’une info-bulle (ici de Windows) s’affiche, vous en indiquant les détails. Parmi eux, l’auteur - en l’occurrence ici vous - en repéré. Sous Windows 7, le ruban en bas de la fenêtre de l’explorateur Windows affiche aussi certaines informations concernant le document, y compris l’auteur.

Dans ce cas, les deux auteurs sont nommés.

Vérification, Enregistrement et Langue

Ce 2ème onglet permet de modifier la manière dont se comporte PowerPoint concernant la vérification de la mise en forme et tout ce qui l’entoure. Nous les avons vu dans le précédent chapitre.

Options avancées

Pour ce qui est de l’onglet des Options avancées, rendez-vous dans la sous-partie suivante. Je préfère m’y pencher plus en détails.

Voyons les deux onglets intermédiaires, concernant la personnalisation du ruban et de la barre d’Accès rapide.

Personnaliser le ruban

Comme je vous l’avais dit au tout début, le ruban est personnalisable. Et ce, au travers d’un onglet spécial, nommé « Personnaliser le ruban ».

Vous pouvez tout d’abord remarquer que toutes les fonctionnalités ne sont pas affichées par défaut dans le ruban. En effet, vous aurez peut-être remarqué la présence d’une petite liste déroulante en haut de la première grande liste. Cliquez dessus, vous avez alors une option « Commandes non présentes sur le ruban ». Sélectionnez-la. Vous avez alors sous vos yeux la liste des fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le ruban. En fait, il y a beaucoup moins de la moitié des commandes qui sont présentes dans le ruban.

C’est dans ce cas-là qu’on peut se rendre compte de tout le potentiel de PowerPoint qui n’est pas exploité ! Bien sûr, traiter toutes ses fonctionnalités serait de la folie (et je n’ai pas envie de devenir fou), d’autant que certaines se regroupent et d’autres ne sont pas spécialement utiles si vous n’utilisez pas PowerPoint dans un domaine bien particulier.

Bref, tout ça pour dire que vous pouvez aussi bien personnaliser les onglets du ruban, en créer, en modifier et en supprimer. Vous allez voir tout ce qu’il est possible de faire.

Dans la fenêtre, vous avez deux grandes listes (sans compter la liste déroulante des catégories de commandes). Celle de gauche représente les commandes, celle de droite les onglets. Intéressons-nous justement à celle de droite ! Certains onglets ne sont certainement encore jamais apparus dans le ruban. C’est très certainement le cas de l’onglet « Développeur », si vous ne l’avez jamais activé. Mais peu importe. Nous allons voir globalement comme procéder.

Voyons un peu comment ajouter/modifier/supprimer un onglet.

Ajouter un onglet

C’est très simple, en bas à gauche de la liste se trouve le bouton « Nouvel onglet ». Cliquez dessus. Un onglet est automatiquement créé. À l’aide des flèches à droite de la liste, vous pouvez mettre cet onglet plus à gauche sur le ruban (plus en haut dans le liste donc) ou plus à droite (inversement : plus en bas).

Ensuite, cliquez sur « Renommer… » en bas. Vous pouvez renommer l’onglet ou le groupe selon ce que vous avez sélectionné.

Modifier un onglet

Ici intervient la liste de gauche.

À gauche des noms des onglets, se trouve une icône en forme de plus. Cliquez dessus. Vous avez développé l’onglet correspondant. Les groupes de l’onglet apparaissent donc. Vous pouvez alors rajouter un groupe pour y ajouter des commandes. Et vous avez l’embarras du choix pour sélectionner une commande dans la liste de gauche et l’ajouter dans le groupe souhaité (en utilisant le glisser/déposer - cliquez sur la fonctionnalité et maintenez le clic ; puis glissez votre souris vers la liste de droite ; placez votre souris à l’emplacement du groupe souhaité puis relâchez la souris ; la commande est placée) ou bien cliquez sur le bouton « Ajouter » »). Le retour se passe de la même façon.

Supprimer un onglet

Rien de sorcier ici. Cliquez droit sur l’onglet/groupe souhaité et cliquez sur « Supprimer ». Un jeu d’enfant.
Ici encore, il est impossible de supprimer un onglet ou un groupe prédéfini dans PowerPoint.

Petit plus de personnalisation

En bas de la liste des onglets, vous avez deux boutons qui peuvent vous êtes utiles :

• « Importer/Exporter » : Voici la fonctionnalité qu’il vous faut ! Vous pouvez, grâce à cette option, exporter toute votre configuration de PowerPoint. Vous enregistrez votre fichier de personnalisation. Importez ensuite ce fichier sur le nouvel ordinateur ;
• « Réinitialiser » : après votre utilisation, si le propriétaire de l’ordinateur ne souhaite pas garder votre configuration, vous n’avez qu’à cliquer sur « Réinitialiser » pour que tout se remette comme avant.

Barre d’outils d’Accès rapide

C’est sur cette barre que vous pouvez ajouter toutes les commandes que vous souhaitez. Pour le moment, elle n’intègre que 3 commandes (Enregistrer - Ctrl + S pour rappel -, Annuler - Ctrl + Z - et Rétablir - Ctrl + Y . Mais vous avez là encore la très grande liste de commandes (la même que pour les rubans) à votre disposition pour la compléter.

Personnalisation rapide

Vous n’avez pas envie de vous embêter avec cette longue liste ? À droite de la barre, vous remarquerez la petite flèche vers le bas. Cliquez dessus. Elle propose d’ajouter/supprimer quelques commandes les plus utilisées (et recommandées par PowerPoint) :

• Nouveau ( Ctrl + N ) , Ouvrir ( Ctrl + O ) , Enregistrer ( Ctrl + S ) , Ouvrir un fichier récent, Annuler ( Ctrl + Z ) et Rétablir ( Ctrl + Y ) : ce sont là les commandes les plus basiques, activées par défaut ;
• Courrier électronique : une fonction qui peut être bien, surtout dans un usage plus professionnel ;
• Aperçu avant impression ( Ctrl + P ) : concerne l’impression - vous avez beaucoup d’autres commandes dans le genre dans la liste précédemment présentée ;
• Grammaire et orthographe ( F7 ) : la très célèbre fonctionnalité du correcteur orthographique de PowerPoint ;
• Dessiner un dessin : petite commande qui peut s’avérer utile pour créer des zones de dessins. S’affiche alors un nouvel onglet qui vous permet d’ajouter de nombreuses choses dans votre dessin - nous y reviendrons plus tard dans un prochain chapitre ;
• Autres commandes : c’est un lien direct vers la liste.

Vous avez une dernière option qui permet d’« Afficher en dessous du ruban » : cette fonctionnalité permet d’afficher la barre de lancement rapide en dessous du ruban. Cela fait une nouvelle ligne donc, et fait plus d’espace à côté du logo PowerPoint :

La barre d’accès en dessous

Petit plus de personnalisation

Vous l’aurez très certainement compris, cette barre d’accès rapide dispose aussi des fonctions d’importation, exportation et réinitialisation. Donnez donc libre court à votre imagination - avec modération - puis transférez cette personnalisation sur d’autres ordinateurs.

Compléments et Centre de gestion de la confidentialité

L’onglet « Compléments » donne accès à une configuration des plus avancées, notamment des fichiers du logiciel.

Nous n’y toucherons pas. C’est beaucoup trop technique !

Microsoft attache une importance particulière à la confidentialité.

Un grand nombre de liens sur cette fenêtre vous renvoient vers des déclarations de confidentialités de Microsoft Office ainsi que sur Office.com.

Si vous avez à tout prix envie de paramétrer vous-même la confidentialité sur PowerPoint, une fenêtre spéciale est prévue à cet effet. Je vous laisse vous occuper de votre confidentialité comme vous le souhaitez. Ces options sont assez avancées pour celui qui veut quelque chose de précis. Je vous laisse donc faire.

Nous allons aborder ici les options avancées qui méritent d’être vues pour une meilleure prise en main de l’interface de PowerPoint.

Voyons ça de plus près :

L’onglet Options avancées de la fenêtre des Options PowerPoint

Options d’édition

Ces deux premières options permettent une édition plus simple et plus souple de votre texte.

Quelques raccourcis associés :

• Ctrl + A : sélectionne tout le texte ;
• Shift + ← / → : sélectionne le caractère à gauche/droite du curseur. Gardez appuyer autant que voulu pour sélectionner autant de caractères que voulu. Appuyez en même temps sur Ctrl sélectionne les mots entiers et non seulement les caractères - à ce propos, la deuxième option facilite la sélection du mot entier. Et la troisième permet un glissement plus souple du texte. Pareil, deux options plus loin, « Sélection des paragraphes automatique », permet, si après avoir placé votre curseur sur un mot, vous faites ce raccourcis ( Shift + flèche directionnelle…) et vous vous déplacez en haut ou en bas deux fois de suite, de sélectionner automatiquement tout le paragraphe.

La ligne suivante concerne les liens : il faut appuyer sur Ctrl pour aller sur les liens et lancer automatiquement votre navigateur par défaut.

Vous pouvez ensuite demander à PowerPoint de gérer automatiquement la langue du clavier. Enfin, il est possible de définir le nombre d’annulation que vous pouvez utiliser.

Couper, copier et coller

Ici, la grande partie des options concerne la mise en forme. Plus vous conserverez la mise en forme, plus le travail sera facilité lorsque vous serez amené à utiliser la mise en forme.

Vous remarquerez que maintenant, quel que soit le logiciel utilisé initialement, la mise en forme est conservée lorsque vous copiez le texte dans PowerPoint. Intelligent !

Pour le reste…

… Soit ce sont des fonctionnalités que nous avons déjà vues, soit ce sont des fonctionnalités qui ne nous intéressent pas pour l’utilisation que l’on fera de Powerpoint.

Libre à vous bien évidemment d’y regarder le plus près. Au contraire, c’est encore le mieux.

Après avoir vu tout ce qui concernait les options de PowerPoint, nous allons voir à présent ce qui concerne l’affichage des fenêtres du logiciel. C’est la plus grosse partie de l’interface que nous allons présenter à présent. Nous allons maintenant voir où et comment présenter et organiser les fenêtres. Et pour cela, pas de fenêtre spéciale, mais un onglet.

Intitulé « Affichage », c’est le dernier onglet du ruban et nous allons l’étudier :

L’onglet Affichage du ruban

Du mode d’affichage du diaporama jusqu’aux fenêtres en passant par le zoom, nous allons aborder tous les groupements de l’onglet. (Les Macros sont une notion particulière vue à la quatrième partie de ce cours.)

Les différents modes d’affichage

Commençons par « Affichages des présentation » qui vous permet de choisir le mode d’affichage du diaporama. Il s’agit d’afficher votre diaporama dans les conditions que vous désirez - dans certains cas cela permet une meilleure gestion des diapositives.

Pour une meilleure lecture, PowerPoint a donc mis à votre disposition pas moins de 5 types d’affichage différents :

• Normal ;
• Trieuse de diapositives;
• Pages de commentaires ;
• Mode lecture ;

Normal

C’est le mode d’affichage par défaut, que vous connaissez si bien avec PowerPoint. La diapositive sélectionnée s’affiche telle que vous la verrez quand vous l’imprimerez. C’est sans doute l’option ayant le meilleur confort d’utilisation en général.

Trieuse de diapositives

Dans ce second mode, les diapositives s’affichent les unes à côté des autres, beaucoup plus petites (comme avec un zoom d’environ 30%).

Ce mode permet, comme son nom l’indique, de trier les diapositives. Vous pouvez donc déplacer les diapositives entre elles, en supprimer, en ajouter, etc.

De fait de ce zoom beaucoup plus petit, certaines fonctionnalités - comme la plupart de celles de l’onglet Insertion - sont désactivés. Cela évite de faire des erreurs de si loin qu’on ne verrait pas forcément. Néanmoins, d’autres telles que les transitions qui permettent de gérer - entre autres, nous le verrons - les transitions entre les diapositives sont bel et bien disponible, vous proposant ainsi de configurer plus facilement l’affichage du diaporama au fur et à mesure de sa lecture.

Page de commentaires

Avant d’attaquer sur ce mode, il faut savoir une chose : PowerPoint vous permet d’ajouter des commentaires indépendamment sur chacun de vos diapositives. Cela peut vous permettre, en conférence par exemple, de faire visualiser votre diaporama à l’ensemble de vos invités mais aussi de garder de votre côté vos notes sous les yeux, ce que vous devrez dire, les remarques, etc. Bref, il s’agit d’un véritable pense-bête.

Dans ce mode, PowerPoint vous met en avant ces commentaires puisqu’ils sont au même titre que la diapositive, les deux étant affichés sur une page (prêt à imprimer ! ) :

D’ailleurs, il n’y a pas nécessairement besoin d’être en mode commentaires pour avoir la possibilité d’éditer vos commentaires. En effet, sans que vous touchiez à rien, PowerPoint vous affiche par défaut vos commentaires en dessous de la diapositive sélectionnée :

Mode lecture

Comme son nom l’indique, c’est le mode plein écran. Une simple barre en haut indique le titre du diaporama (comme de base) et une autre barre en bas permet d’accéder à quelques options d’affichages. Mise à part cela, tout l’espace est réservé à la visualisation du diaporama. Le mode parfait pour lire confortablement votre diaporama.

Petit tour d’horizon des options.

Options d’affichage :

• Diapositives suivante ;
• Menu :
  • (Diapositive) suivant(e) ;
  • (Diapositive) précédent(e) ;
  • Aller à (numéro de la diapositive) ;
  • Atteinte la section (nom de la section) ;
  • Aperçu avant impression et imprimer ;
  • Copier la diapositive ;
  • Modifier la diapositive ;
  • Plein écran (les deux barres disparaissent et la diaporama occupe tout l’écran)
  • Arrêter le diaporama.
• Diapositive précédente ;
• Mode d’affichage du diaporama.

Mode masque

Ce second groupe permet d’accéder à la modification de ce que l’on appelle les masques. C’est en fait la façon dont se présente la diapositive ou la document qui l’accueil. Ces masques sont globaux : ils s’appliquent à toutes les diapositives et vous pouvez les configurer via des onglets à part entière.

Je ne vous les présente pas, leurs fonctionnalités sont relativement intuitives (gestion de la forme, orientation, affichage des différentes parties du diaporama/document, thèmes (un chapitre les aborde !) et arrière-plan (là encore un chapitre les aborde ), etc.) et vous saurez vous y retrouver, c’est sûr.

Afficher

Cette division donne accès à des fonctionnalités qui permettent d’afficher la règle - tout le temps et pas seulement lorsque vous passez le curseur juste en-dessous du ruban -, le « Quadrillage » et le « Repère » - utile pour vous repérer sur la diapositive.

Parlons un peu des règles et du volet de navigation.

Les règles

Les règles, horizontale et verticale, sont respectivement, entre le ruban et le document, et le plus à gauche de la fenêtre. Bref, elles encadrent la zone de rédaction.

Par défaut, les règles ne s’affichent que lorsque vous approchez la souris sur leur emplacement. Néanmoins, pour les habitués des versions précédentes de la suite, il est possible de les afficher définitivement, il suffit pour cela de cocher la case « Règle » :

Les règles affichées

Comme vous le voyez, les règles sont graduées en centimètres, automatiquement adaptées au zoom du document.

Les règles assurent plusieurs fonctions :

• Délimiter les marges et la taille des documents ;
• Définir la position et la longueur des tabulations ;
• Modifier l’alignement des lignes de texte, des paragraphes, etc.

Les repères

Cette fonctionnalité est d’une simplicité déconcertante : elle affiche une ligne horizontale ainsi qu’une ligne verticales qui s’entre-croisent en plein milieu de la diapositive, découpant celle-ci en 4 parts égales !

Zoom

Cliquer sur le gros bouton « Zoom » affichera une petite fenêtre vous proposant diverses options sur le facteur de zoom souhaité :

La fenêtre du Zoom

• Ajusté à la fenêtre ;
• Différents pourcentage de 400% à 33% ;
• Un pourcentage choisi à la main.

Le bouton à côté du Zoom permet d’ajuster l’affichage des diapositives à la fenêtre.

En bas à droite se trouvent deux options pour paramétrer le zoom. Soit vous sélectionnez plus ou moins du zoom actuel (affiché en pourcentage à gauche de la barre de sélection). Soit vous cliquez sur le pourcentage en question pour vous afficher la fenêtre de Zoom que l’on vient de voir.

Couleur/nuances de gris

Ce groupe de fonctionnalité permet de faire très facilement un passage de la diapositive du mode couleur aux modes nuances de gris ou noir et blanc.

Tout ce qui est configurable sous PowerPoint apparait généralement en couleur. C’est le cas des thèmes, des images, des tableaux, etc. Cela égaie la présentation, la rend plus vivante.

Malheureusement, il arrive de devoir imprimer des diaporamas et il arrive aussi que les imprimantes ne soient configurés en noir et blanc avec nuance de gris (c’est un exemple bien sûr). Cette dernière l’imprimante) va totalement hacher votre impression car toutes les couleurs vont mal ressortir. Et c’est là qu’entre en jeu cette fonctionnalité puisqu’elle vous permet de passer votre diaporama en nuance de gris et de sélectionner précisément ces nuances pour réussir à la perfection votre impression.

Vous pouvez aussi configurer le mode noir et blanc où là encore il vous sera possible de sélectionner en blanc ou en noir chaque parte de votre diapositives.

Les fenêtres

Maintenant que l’on a vu les fonctionnalités sur le diaporama, passons à la fonctionnalité sur la fenêtre. Ne bougez pas ! Cela concerne encore l’onglet « Affichage » avec le groupe « Fenêtre ».

Voyons à présent les fonctionnalités plus avancées du logiciel.

Organiser l’affichage des diaporamas

Beaucoup de fonctionnalités sont ici à notre disposition. Si vous les avez comptées, il y en a cinq :

Groupe Fenêtre onglet Affichage

Contrairement à ce que l’on pourrait penser en premier lieu, la première fonctionnalité, « Nouvelle fenêtre », ré-ouvre une nouvelle fenêtre avec le diaporama que vous avez sous les yeux. Oui oui, vous avez alors un même diaporama dans deux fenêtres différentes. Si vous modifiez le diaporama sur la première fenêtre, celui sur la deuxième fenêtre subira lui-aussi les modifications (normal !), puisqu’il s’agit du même document.

Passons la deuxième fonctionnalité, à laquelle nous reviendrons juste après.

La troisième fonction « Cascade », permet tout simplement d’afficher vos fenêtres PowerPoint en cascades. Rien de bien spécial, vous avez d’ailleurs peut-être déjà vu cette fonctionnalité directement sur Windows.

Gérons à présent les fenêtres elles-mêmes.

Organiser l’affichage des fenêtres

Nous l’avons laissée de côté précédemment, revenons sur la deuxième fonctionnalité.

Lorsque vous avez devant vous deux fenêtres, difficile de faire correctement la part de votre écran pour chacune. Intervient donc cette fonctionnalité. Quel que soit le nombre de fenêtres ouvertes, cette fonction permet de diviser votre écran horizontalement en parts égales pour toutes les fenêtres. La taille de votre écran étant la seule limite de cette fonctionnalité. Vous avez maintenant deux ou plusieurs fenêtres PowerPoint en même temps sous les yeux.

Une barre de séparation exclut à droite une dernière fonctionnalité. Dans la situation prise pour exemple, elle n’est pas spécialement intéressante. Mais si par exemple vous avez trois fenêtres et que la dernière se trouve en pleine page derrière les deux premières, vous n’avez qu’à cliquer sur cette fonctionnalité, sélectionner la fenêtre en question - la fenêtre nommé « Présentation1:3 » par exemple - pour l’avoir de nouveau sous les yeux.

Nous avons à présent fait le tour des fonctionnalités liées aux fenêtres. Ce n’est pas sorcier mais très utile néanmoins, si vous êtes un grand présentateur comme moi.

Voici trois petites listes des raccourcis les plus utilisés en règle générale. Avec en premier les raccourcis autour des fonctionnalités Couper/Copier/Coller, ensuite les raccourcis des fonctionnalités de mise en forme et enfin les raccourcis des fonctionnalités générales de Windows.

Les raccourcis des fonctionnalités Couper/Copier/Coller

Commençons donc par les raccourcis des fonctionnalités Couper/Copier/Coller et Cie.

Les raccourcis des fonctionnalités de mise en forme

Ici ce sont les raccourcis des 3 fonctionnalités principales de mise en forme.

Les raccourcis des fonctionnalités générales de Windows

Et enfin les raccourcis disponibles sur la plupart des logiciels de traitement des données sous Windows :

Pour ceux que cela intéresse, vous pouvez même :

Télécharger le fichier raccourcis.pptx

C’est un document Word qui comprend un tableau de tous ces raccourcis pour les garder à portée de main ! Libre à vous de compléter le tableau à votre convenance et même de l’imprimer.

Alt vous ouvre les portes

Il y a un raccourci hors du commun sur PowerPoint, qui permet d’afficher à même l’interface tous les raccourcis du logiciel. En effet, en appuyant simplement sur la touche Alt , le ruban ajoute automatiquement tous les codes des raccourcis Alt pour aller sur un onglet, puis sur une fonctionnalité, et enfin sur une option de la fonctionnalité.

Plus besoin de la souris, vous avez alors la possibilité de tout faire au clavier.